Livro Caixa [Contabilidade]

Contabilidade é a medição, processamento e comunicação de informações financeiras e não financeiras sobre entidades econômicas, tais como empresas. O domínio moderno foi fundado por Benedikt Kotruljevic em 1458 (italiano: Benedetto Cotrugli; 1416-1469), homem de negócios, economista, cientista, diplomata e humanista de Dubrovnik (Croácia) e o matemático italiano Luca Pacioli em 1494. A contabilidade, chamada de “linguagem dos negócios”, mede os resultados das atividades econômicas de uma organização e transmite essa informação a uma variedade de usuários, incluindo investidores, credores, administradores e reguladores. Os termos “contabilidade” e “informação financeira” são frequentemente utilizados como sinônimos.

A contabilidade pode ser dividida em várias áreas, incluindo contabilidade financeira, contabilidade gerencial, auditoria externa, tributação e contabilidade de custos. Os sistemas de informação contabilística são concebidos para suportar funções contabilísticas e atividades conexas. A contabilidade financeira concentra-se na apresentação da informação financeira de uma organização, incluindo a preparação de demonstrações financeiras, a utilizadores externos de informação, tais como investidores, reguladores e fornecedores, e a contabilidade de gestão concentra-se na medição, análise e divulgação de informação para uso interno da gestão. O registo das transações financeiras, para que os resumos das transações financeiras possam ser apresentados nos relatórios financeiros, é chamado contabilidade, da qual a contabilidade por partidas dobradas é o sistema mais comum.

A contabilidade é facilitada por organismos de contabilidade, tais como órgãos de normalização, empresas de contabilidade e associações profissionais. As demonstrações financeiras são geralmente auditadas por firmas de auditoria e preparadas de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP). Os GAAP são adotados por vários organismos de normalização, tais como o Financial Accounting Standards Board (FASB) nos Estados Unidos e o Financial Reporting Council no Reino Unido. A partir de 2012, “todas as principais economias” pretendem convergir ou adotar as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS).

Qual é a História da Contabilidade?

A história da contabilidade tem mil anos e remonta às civilizações antigas. O desenvolvimento inicial da contabilidade remonta à antiga Mesopotâmia e está intimamente ligado à evolução da escrita, contagem e dinheiro; há também evidências das primeiras formas de contabilidade no antigo Irã e dos primeiros sistemas de auditoria pelos antigos egípcios e babilônios. Na época do imperador Augusto, o governo romano tinha acesso a informações financeiras detalhadas.

A partir do momento em que os primeiros documentos patrimoniais foram encontrados na Mesopotâmia (atual Iraque), os homens começaram a registrar seu patrimônio e os primeiros livros contábeis foram escritos em papiro (o tipo de folha que precede o papel).

Os fenícios desenvolveram trocas em bases monetárias e registos simplificados (em símbolos). Os romanos, entre outros fatores, dissiparam um sistema de contabilidade jurídica organizada, que de fato não podia evitar a queda do Império Romano.

Em 1201, os árabes, com os seus livros de contabilidade manuscritos, influenciaram o comércio na Grande Europa. A sistematização da contabilidade estava em andamento, assim como a ciência e a arte. A Idade das Trevas foi desaparecendo, dando cada vez mais espaço ao surgimento da Renascença.

No meio da Renascença apareceu um irmão franciscano chamado Luca Pacioli, autor de um livro que explica o método dos outlets dobrados, afirmando que cada entrada no crédito de uma conta revelará outra em que será registrada a dívida de igual importância.

No período de 1500, quando o Brasil foi descoberto, vieram os fornecedores da fazenda, entre outros, que também chamavam o cargo de contador. A partir desse momento, o Gráfico Estratégias passou a regular os princípios contábeis que estabelecem as posições e funções na administração da fazenda.

A regulamentação do exercício da profissão contábil surgiu em 1770, e quando a família real chegou ao Brasil, foram introduzidos no ensino da contabilidade com a classe intitulada “Classe Comércio Judiciário”. A Faculdade de Contadores da Corte é a mais antiga instituição profissional e cultural de ciências contábeis do Brasil.

Os conselhos federais e regionais de contabilidade foram criados graças aos sindicatos e institutos que existiam há muitos anos e pelo Decreto-Lei nº 9295/46, o então Presidente da República, Eurico Gaspar Dutra, reconheceu a profissão contábil, uma das mais antigas do país.

Há 3.500 anos, foi criado o primeiro contra-instrumento, composto de bastões e pellets, mas a versão chinesa de 2.600 anos atrás é a que se tornou mais famosa.
A primeira máquina de auxílio por computador surgiu em 1642 e ao longo dos anos foi aperfeiçoada até 1901, quando a famosa máquina Ellis, precursora da máquina de contabilidade, foi construída. Em 1938 o primeiro modelo viável foi idealizado para ser industrializado, uma máquina de escrever muito útil para aqueles que o usavam. No entanto, com o advento do computador, estas máquinas acabaram por ser substituídas por elas.

O núcleo da conta é o método de contabilização por partidas dobradas. Isso significa que pelo menos duas entradas devem ser feitas para cada transação: um débito de uma conta e um crédito de outra conta. Este método evita erros porque a soma dos encargos deve ser igual à soma dos créditos. As três principais demonstrações financeiras preparadas pelo sistema contabilístico são a conta de ganhos e perdas, o balanço e a demonstração dos fluxos de caixa.

A contabilidade pode ser feita em regime de caixa (contabilidade de caixa) ou em regime de competência (contabilidade de exercício). No caso da contabilidade de caixa, as entradas e saídas de caixa são registadas no período em que ocorrem. Nas contas de acréscimos e diferimentos, as receitas e despesas são registadas no período a que dizem respeito e não no momento em que são efetuados os pagamentos em dinheiro. Por exemplo, um cheque emitido em abril para utilitários emitidos em março seria exibido como uma saída de março com base na delimitação de custos e como uma saída de abril com base na caixa.

Existem duas formas gerais de contabilidade. A contabilidade é o registro e a apresentação de informações econômicas de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) e é destinada principalmente a usuários externos. A contabilidade de gestão é o registo e a apresentação de informações econômicas que podem ou não estar em conformidade com os GAAP e que se destinam aos utilizadores internos. Existem outras especialidades, tais como contabilidade fiscal e contabilidade de petróleo e gás ou contabilidade forense.

Existem dois tipos de utilizadores de informação contabilística: utilizadores internos e utilizadores externos. Usuários internos são geralmente gerentes de negócios que usam informações contábeis para decidir como planejar e controlar atividades diárias e de longo prazo. Os utilizadores externos são investidores atuais ou potenciais, credores, analistas, consultores financeiros, reguladores, sindicatos e o público em geral. Eles usam informações contábeis para tomar uma variedade de decisões sobre compra, detenção, venda, empréstimo, manutenção de um relacionamento ou celebração de um acordo.

A contabilidade é extremamente importante porque é a linguagem dos negócios e a base para a tomada de decisões empresariais informadas. Sem contabilidade, os gestores não saberiam quais os produtos que são bem sucedidos, quais as decisões comerciais que estão certas, e se a empresa está fazendo dinheiro. Eles não saberiam quanto imposto pagar, se é aluguel ou compra de um ativo, ou fusão com outra empresa. Em suma, a contabilidade não só contabiliza os grãos, mas também mede o sucesso de uma empresa em atingir seus objetivos e ajuda os investidores a entender a eficiência com que seus recursos econômicos estão sendo utilizados. É por isso que as empresas precisam manter bons livros para tomar boas decisões.

A contabilidade pode ser controversa no sentido de que as regras e métodos contabilísticos estão por vezes sujeitos a interpretação ou parecem perturbar o desempenho real de uma empresa. Esta é outra razão importante pela qual líderes e gerentes eficazes precisam entender completamente o impacto contábil de suas decisões.

O que é Livro Caixa na Contabilidade?

Um livro caixa é um documento que pode ser usado nas atividades de uma empresa, independentemente do seu tamanho, no qual a administração de entrada e saída de dinheiro é mantida e que é uma ferramenta na contabilidade.

O livro de caixa registra os recibos e desembolsos por um período diário, mensal ou anual, tais como pagamentos a vendedores.

As empresas que selecionam Simples Nacional são legalmente obrigadas a reportar valores de fluxo de caixa. É por isso que é importante que os fluxos de entrada e de saída sejam bem organizados.

Este documento contribui para o controle do fluxo de caixa de uma empresa, mas também pode ser usado em finanças pessoais ou familiares.

Para compilar um livro de caixa, é possível utilizar folhas de cálculo em papel ou em Excel, com a informação que identifica este documento.

Podemos criar um livro caixa com as colunas que contém:

Data: É necessário determinar as datas para o melhor controle do fluxo de caixa da empresa. Também é possível separar o fluxo diário em diferentes jornais se o fluxo diário for muito intenso.
Histórico: O histórico é um espaço reservado para identificar os motivos da transação, por exemplo: “Pagamento ao fornecedor A” ou “Recebimento do cliente B”.
Entradas: Os movimentos de entrada identificam as entradas que a empresa tem durante o período em contas de caixa ou débito.
Saídas: As saídas identificam os valores pagos pela empresa, em dinheiro ou como adiantamentos, durante o período especificado.
Saldo final: É importante identificar o saldo indicando a diferença entre entrada e saída. Este resultado é a quantidade de dinheiro que a empresa tem atualmente em mãos.

O saldo do período anterior deve ser tido em conta no primeiro relatório. Este valor pode ser o dia, mês ou ano anterior utilizado pela empresa e a quantidade de energia que ela apresenta.

Como preencher o livro caixa?

Quando o livro caixa é elaborado, o arredondamento é executado cronologicamente para cada transação, de modo que esse documento possa ser usado para orientar os montantes de caixa.

Ao acontecer uma entrada no livro caixa, não é necessário entrar uma saída ao mesmo tempo. Cada operação segue uma única linha, mesmo que provenham dos mesmos clientes ou fornecedores.

Além disso, um livro caixa reflete apenas os fluxos de caixa e não deve incluir compras pagas por cheques pré-datados ou vendas a clientes que tenham de pagar após um determinado período. Estes registos entram em vigor na data em que ocorrem as entradas e saídas de caixa da empresa.

Para entender melhor a utilização do livro caixa, apresentamos um modelo que serve de exemplo para este documento.